公司是否可以對求職者進行人事背景查核？
15 May, 2025
問題摘要：
公司對求職者進行人事背景查核，並非絕對禁止，但必須於合法基礎上為之。雇主應嚴格遵守個人資料保護法與就業服務法相關規定，蒐集之資料必須具備目的特定性、必要性與合理性，對於非公開來源的個人資料，應先取得求職者明確授權，並以書面同意為宜。對於來源公開但屬高度敏感性資訊（如宗教信仰、政治立場、健康狀況等），即便來自網路，亦不宜作為甄選依據，避免涉入歧視問題。此外，建議公司建立明確的查核流程，並於應徵階段告知求職者相關查核事項，必要時由法務或人資部門確認蒐集內容之合規性，以降低潛在法律風險，建立合法合規之徵才制度，方能保障企業運作安全，亦維護求職者之隱私與尊嚴。
律師回答：
關於這個問題，企業於招募新進人員時，為確保人員素質與適任性，常會進行所謂「人事背景查核」（reference check），以驗證求職者所提供之履歷、學經歷、工作經驗、操守紀錄等資訊是否屬實。然此一過程涉及大量個人資料蒐集與第三方聯繫，倘若未遵循現行就業服務法與個人資料保護法之規範，將使雇主暴露於違法風險之下。因此，公司是否可以合法對求職者進行人事背景查核，關鍵即在於：其蒐集與利用資料之方式是否合乎比例原則、資料來源是否合法、是否取得求職者明確同意、以及蒐集目的是否明確並與職務具正當關聯。
就業服務法第5條第2項第2款規定，雇主在招募或僱用員工過程中，不得違反求職人之意思，要求提供非屬就業所需之隱私資料，且依同法施行細則第1-1條所列，包含背景調查、信用紀錄、犯罪紀錄、懷孕計畫等個人生活資訊皆屬不得任意蒐集之隱私資料。換言之，公司若於招募過程中進行背景查核，須確保所蒐集之資料確為判斷求職者適任與否所必要，且具有合理關聯性，否則即有逾越目的必要範圍、侵犯求職人隱私權之疑慮。
再就個人資料保護法來看，第19條第1項第7款明定，若個人資料取自於「一般可得之來源」，即非屬違法蒐集。依施行細則第28條所定，「一般可得之來源」包括大眾傳播、網際網路、新聞、雜誌、政府公報等，因此公司若於人事招募之必要範圍內，透過搜尋引擎或公開社群平台查詢求職者相關資訊，原則上可認為屬合法。
但需提醒的是，即便資料來自公開來源，公司仍須遵守蒐集目的特定性與使用必要性原則，不得擴大解釋或延伸使用於與招募無關之用途。例如，公司若蒐集求職者於社群平台上的宗教言論、感情生活、政治立場等資訊，並作為錄用與否的依據，即可能違反就業服務法第5條禁止歧視之規定（例如性別、宗教、政黨、思想等），亦涉及個資濫用問題。
至於公司聯繫求職者前任雇主或其他第三人，詢問其過往職場表現、出勤情況或離職原因等人事背景資訊，則屬個資法中「間接蒐集」且非一般公開來源之蒐集行為，依第19條第1項第5款，應取得當事人書面同意。此種蒐集方式須同時符合雙重授權：一為求職人授權公司可進行查核，二為求職人授權前任雇主或第三人可回覆查核內容。
換言之，公司如擬進行此類人事背景查核，應先由求職人簽署「背景查核同意書」，內容應明確告知蒐集目的、查核對象、資料使用範圍及保存期限，並聲明求職者已知悉並同意公司聯繫其履歷表中所列之前雇主或主管等查核人員，且允許該等查核對象依法揭露其工作相關表現資訊。如此，公司才能取得正當蒐集與利用的基礎，否則即屬違法蒐集，求職人可依個人資料保護法第11條主張刪除、停止使用，並可請求損害賠償。
此外，若公司於無告知、未取得授權情況下，擅自進行背景查核，或在查核過程中取得與職務無關之資料（例如求職人是否單親、是否為特定族群、是否有婚育計畫等），並據以做出不利決定，則除觸犯個資法外，亦可能構成就業服務法第5條所禁止之就業歧視行為，按同法第65條，主管機關得處雇主新臺幣三十萬元以上、一百五十萬元以下罰鍰，並公布事業單位名稱。實務上亦曾發生企業基於求職者離職原因為照顧子女，即不予錄用，結果遭申訴並裁罰，顯示人事背景查核若未符合法定原則，反將導致企業承擔重大法律風險。
-勞資-就業保護-勞工資訊保護-就業隱私-徵人-面試-
(相關法條=個人資料保護法第11條=個人資料保護法第19條=就業服務法第5條=就業服務法第65條)
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